Дефектовочная ведомость на ремонт автомобиля: образец 2020

При поломках различных товарно-материальных ценностей на предприятии, составляется акт дефектовки. Документ необходим для того, чтобы списать средства на восстановление оборудования. Как составляется дефектная ведомость на ремонт автомобиля, на ком лежит ответственность за оформление документа — далее в статье.

Дефектная ведомость — что это и зачем нужна

Дефектная ведомость — первичный документ, который фиксирует изъяны, поломки, брак устройств и материалов, которые используются в работе предприятия.

Чтобы провести ремонт и восстановление оборудования, необходимо соблюсти определенную процедуру, в частности, составление дефектной ведомости.

Дефектовочная ведомость является сопроводительным документом, в который вписываются:

• название и тип оборудования/ материалов;
• повреждения, которые были найдены во время осмотра;
• способы устранения найденных дефектов.

Документ является основанием для написания сметы, по которой выделят средства на ремонт оборудования. Впоследствии, своевременное устранение дефектов и поломок способствует увеличению производительности труда в организации, а также помогает избежать ситуаций, ведущих к угрозе жизни и здоровью сотрудников.

На практике, такой документ составляется на крупных предприятиях, где много товарно-материальных ценностей, которым нужно вести учет.

Кем составляется?

Сначала автомобиль должен осмотреть специалист. Он выявляет дефекты, которые необходимо устранить. Результаты осмотра и сам факт его проведения будут зафиксированы в документе, который и называется дефектная ведомость.

Дефектовку автомобиля составляет специально уполномоченное лицо, работающее в компании, которая будет ремонтировать и улучшать автомобиль. Сотрудник, проводящий осмотр, должен иметь подходящую для этого квалификацию.

Документ заверяется подписью лица, тем самым возлагая на себя ответственность перед своим начальством и налоговой за достоверность информации, изложенной в дефектовке.

Когда составляется дефектовка?

Итак, для того чтобы понять как правильно писать дефектовку, необходимо определиться с тем, какой появился повод для составления документа.

Выделяют следующие ситуации, в которых необходимо составить акт дефектовки:

• Хозяйственный повод. Ситуация предполагает необходимость фиксации дефектов и определения нужных действий для модернизации автомобиля.
• Налоговый повод. Документ необходим для того, чтобы просчитать, насколько эффективными были инвестиции в ремонт. Налоговая инспекция жестко контролирует списание средств на проведение ремонтных работ.
• Уточняющий повод. Этот вид документа составляется в случае, когда необходимо определиться с типом требуемых для проведения работ. К примеру, ремонт, модернизация, усовершенствование, восстановление — это разный тип работ и разная ценовая категория.

Именно поэтому при составлении дефектовки стоит быть особо внимательным, так как необходимо будет выделить разную сумму на ремонтные работы.

На что обратить внимание при составлении ведомости

Дефектовка — это важный документ, составлению которого стоит уделить особое внимание. Ведь в случае возникновения споров, его предоставляют в контролирующие органы и юристам.

При составлении ведомости необходимо обратить внимание на следующие нюансы:

• Прописываются полностью, без сокращений: марка автомобиля, названия деталей, название ремонтной компании;
• К ведомости необходимо приложить все, что относится к приобретению запчастей для ремонта и выполнения работ: документы на приобретение деталей, выполнение отдельного вида работ третьими лицами и т.д.;
• Документ необходимо заверить: подписью ответственного лица, руководителя, бухгалтера. Владелец автомобиля также проставляет подпись в качестве подтверждения своего ознакомления с документом;
• В документе не допускаются исправления и ошибки;
• Каждый документ имеет собственный номер, который необходимо зарегистрировать в реестре первичных документов бухгалтерского учета;
• Допускается заполнение документа ручкой синего или черного цвета. Ведомость заполняется от руки.

Образцы бланков дефектных ведомостей

В случае обнаружения поломки, брака, несоответствия состояния механизмов, инженерных систем, их отдельных элементов принятым нормативным стандартам в обязательном порядке составляется так называемая дефектная ведомость, бланк и образец которой приводятся ниже.

Назначение документа

В целом такой документ, как дефектная ведомость, не имеет единого утвержденного образца, поэтому бланки дефектовки (как ее еще называют) всегда разрабатываются самостоятельно. Как правило, в организации изначально утверждаются определенные единые формы, которые впоследствии и применяются в разных случаях.

Документ всегда отражает следующие моменты:

1. Наименование объекта, у которого обнаружены технические дефекты.
2. Полный перечень и подробное техническое описание найденных недочетов.
3. Способы ремонта каждого или группы.

Порядок составления может быть:

• плановым – в крупных компаниях всегда периодически проверяется то или иное оборудование на предмет полной исправности;
• внеплановым – в случае специальных проверок, после аварий и т.п.

Таким образом, дефектная ведомость – это основной отчетный документ, в котором описываются любые отклонения изделия, механизма или инженерной системы от состояния, принятого по нормативу:

• внешние дефекты;
• внутренние неисправности;
• брак, допущенный заводом-изготовителем;
• механические повреждения, допущенные при перевозке и/или эксплуатации оборудования и т.п.

Данная ведомость может быть составлена представителями любой заинтересованной стороны – как фирмами, так и частными лицами:

Общие правила их составления

Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• собственно наименование;
• дата составления;
• полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
• название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
• лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.

1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Образцы разных видов дефектных ведомостей 2021 г.

Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:

1. На ремонт помещения (или всего здания).
2. На ремонт кровли.
3. На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
4. На ремонт системы отопления.
5. На списание запчастей.

В общем виде образец содержит следующие пункты:

1. В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
2. Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
3. Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
4. Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
5. Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.

Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.

Ведомость на ремонт автомобиля

В случае использования компанией служебного автомобиля или при наличии в ее собственности целого парка единиц техники периодически проводится контроль качества машин путем их внешнего осмотра.

Составляется она как в самой компании, владеющей транспортным средством, так и в ремонтной компании, в которой предполагается проведение восстановительных работ.

Составление документа в данном случае позволяет решить сразу несколько задач:

• отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
• зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
• наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

При составлении дефектной ведомости на ремонт машины любого класса и назначения следует уделить внимание нескольким важным особенностям:

1. Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
2. Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
3. В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
4. Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
5. Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
6. Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

Пример представлен ниже.

На ремонт помещения

В ходе плановой проверки осматривают все здание или конкретное его помещение, причем составляют, как правило несколько дефектовок – каждая на свое помещение или же сводят все данные в один документ, если так будет удобнее обрабатывать информацию.

Основное назначение в данном случае сводится к следующему:

• описать все внешние дефекты, нарушения состояния здания (например, трещины на потолке, разрыв напольного покрытия, плесень по углам и т.п.);
• наметить пути устранения – т.е. конкретные виды ремонтных работ, с помощью которых предполагается справиться со всеми обнаруженными недостатками;
• обозначить сроки проведения работ, причем поскольку речь идет о довольно больших объемах, требуется определить приоритеты – например, в первую очередь ремонт дверных проемов, и во вторую – устранение трещин в потолках.

Составляют такую ведомость, как правило, 2-3 сотрудника, среди которых присутствуют:

• бухгалтер или главный бухгалтер;
• специалист по проведению ремонтных работ;
• инженер, отвечающий за оборудование в здании.

В бланке дефектной ведомости обязательно требуется отразить такие сведения:

1. Все сведения, касающиеся здания как физического объекта – по какому адресу расположено, что в нем располагается.
2. Сами недостатки в их точном наименовании.
3. Способы и сроки проведения работ по исправлению обнаруженных недостатков.

Поскольку здание – довольно большой объект, а недостатки могут быть обнаружены самые разные, то при составлении дефектовки и реальном планировании работ следует обратить внимание на ряд особенностей:

1. Сами ремонтные работы называются в точном соответствии с принятой системой наименований – здесь нужно обращаться к соответствующей справочной литературе (Федеральные и территориальные единичные расценки).
2. При фиксировании и описании вида ремонтной работы следует указывать не только срок, но и объем, причем на каждом этапе нужно определять конкретное ответственное лицо – как правило, их будет сразу несколько.
3. Все оборудование, а также строительные и иные материалы, предназначенные для ремонта, прописываются в тех наименованиях, как они указаны в документации – т.е. марки и модели пишутся полностью, без сокращений.

Образец дефектной ведомости представлен ниже.

На ремонт системы отопления

При проведении планового и внепланового контроля системы отопления в здании комиссия обычно состоит из 2 человек:

• представитель бухгалтерии;
• специалист по ремонту системы отопления.

Следует учесть несколько нюансов составления:

1. Составляется до ремонта или во время его. Если же осуществить это довольно трудно, то крайний сроки составления – сразу по окончании работы.
2. Как правило, прописываются не только названия ремонтных операций, но и единицы объемов, а также ответственные лица на каждом этапе (если предполагается совершить работу в несколько стадий).
3. Исправления в самом тексте в данном случае тоже не допускаются.
4. Как правило, составляется в электронном виде, но всегда должен иметься и его бумажный аналог.

Образец такой дефектной ведомости приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сами ремонтные работы – т.е. текущий ремонт или на случай аварии не предполагают составления дефектной ведомости по соответствующему образцу.

На списание запчастей

Под списанием запчастей понимается хозяйственная операция по замене старых, изношенных механизмов любой установки на новые детали. При этом в случае с запчастями автомобиля предполагается составление соответствующей дефектной ведомости, образец которой рассмотрен выше.

Особенности составления следующие:

1. Прописывается простым спискам вся техника, которая была осмотрена.
2. Будет правильно и удобно, если наряду с описанием объектов указываются и инвентарные номера каждого из них.
3. Также следует обратить внимание на то, что название каждой запчасти указывается в точном соответствии с тем, как оно приводится в технической документации.
4. В графе «заключение» указывается, что деталь признана негодной, устаревшей и нуждается в замене (или в списании).

Образец представлен ниже.

На ремонт кровли

Наряду с дефектовкой, бланк которой составляется при осмотре здания, отдельно разрабатывается документ, который описывает недостатки кровли и соответствующие ремонтные работы. Образец приводится ниже.

Процедура документирования дефектов

В случае компаний с небольшим штатом часто не возникает особой необходимости разработки, прописывания и утверждения процедуры проверки оборудования и составления дефектной ведомости, поскольку подобные ситуации возникают достаточно редко.

Однако в случае крупных фирм мониторинг качества оборудования производится только по заранее составленному и утвержденному регламенту. В общем виде порядок следующий:

1. О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
2. В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
3. Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не следует путать процедуру проверки с использованием дефектной ведомости с технической экспертизой. Плановый контроль качества – это, как правило, только визуальный осмотр внешних поверхностей, механизмов, соединений деталей. В то же время экспертиза предполагает более глубокий анализ механизма с использованием специального оборудования для проверки.

Как привести дефектную ведомость в более удобный вид: видео

Составить документ можно своими силами в программе Ms Excel. Это особенно удобный вариант для бухгалтеров, поскольку в данном случае нет необходимости самостоятельно подсчитывать нарастающий итог и прочие показатели. О том, как привести ведомость в более удобный для работы вид, можно увидеть здесь.